Vedoucí pracovišť AV ČR provedou potřebná opatření k

• pořizování počítačových programů vsouladu sautorským zákonem
• užívání počítačových programů výlučně oprávněnými uživateli nazákladě licenčních smluv
• nákupu počítačových programů u autorizovaných dealerů či distributorů
• vytvoření dokladu a jeho průběžnou aktualizaci vpísemné nebo elektronické formě ke každému počítači, ve kterém budou vedeny všechny nainstalované počítačové programy (licence), které se poskytují za úhradu
• provádění pravidelných kontrol jednou ročně (dodržování licenčních smluv platných pro nainstalované počítačové programy na všech počítačích apracovních stanicích využívaných pracovištěm atd.)
• vyřazení počítačového programu vpřípadě, že daný program nemá nebo nemůže být dále používán vzhledem kmorální opotřebovanosti; o vyřazení počítačového programu by měl být proveden zápis a uložen u pověřeného pracovníka

Při pořizování počítačových programů lze vycházet ze skutečnosti, že pracoviště AV ČR jsou neziskové organizace (v licenčních smlouvách se užívá "non-commercial" nebo "non-profit"). Votázce školských slev ("academic", "edu-") vzásadě platí, že vzdělávání je jedním zhlavních bodů činnosti AVČR dané zákonem č. 283/1992 Sb., o Akademii věd ČR, ve znění zákona č.220/2000 Sb. (viz. ). Pracoviště jsou akreditována Akreditační komisí MŠMT.

Vtéto souvislosti je třeba věnovat zvláštní pozornost problematice zdokumentování oprávněnosti použití počítačových programů. Vpřípadě, že nejde o volně šiřitelné programy, je základním dokladem o oprávněném použití počítačového programu zaplacená faktura. Oprávněnost používání počítačových programů lze dále prokázat zejména některým znásledujících dokladů

• smlouvami na dodávky počítačových programů (pokud byly takové smlouvy uzavřeny)
• nabývacími doklady (např. darovacími smlouvami)
• licenčními smlouvami upravujícími užívání počítačového programu případně originálními standardizovanými licenčními podmínkami